Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi va tavsifi - Tarix - Kurs ishlari

Dokument ma'lumotlari

Narxi	9000UZS
Hajmi	67.8KB
Xaridlar	1
Yuklab olingan sana	27 Sentyabr 2023
Kengaytma	docx
Bo'lim	Kurs ishlari
Fan	Tarix

Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi va tavsifi

Sotib olish

O’ZBEKISTON RESPUBLIKASI
OLIY TA’LIM, FAN VA INNOVATSIYALAR VAZIRLIGI
MIRZO ULUG’BEK NOMIDAGI
O’ZBEKISTON MILLIY UNIVERSITETI
TARIX FAKULTETI
ARXIVSHUNOSLIK YO’NALISHI 2-BOSQICH TALABASI
NORMAMATOVA MOHINUR DO’LAN QIZINING
ARXIV ISHI NAZARIYASI VA AMALIYOTI FANIDAN
Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi va tavsifi
mavzusida tayyorlagan
KURS ISHI
Toshkent

Mundarija
Kiris h
I-BOB Hujjatlarni saqlash tizimlari va taraqqiyoti
1.Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi
2.Hujjatlarni saqlash
II-BOB Arxivlarni boshqarish va boshqaruvning
asosiy vazifalari
3.Arxiv materiallarini saqlash sharoitlari
4.Hujjatlar hisobini yuritish
Xulosa
Foydalanilgan adabiyotlar ro’yxati
Kirish
2

Kurs ishi mavzusining dolzarbligi. Axborot asri bo’lmish XXI asrda axborot
resurslarining inson va jamiyat hayotiga ta’siri sezilarli va tez sur’atlar bilan oshib
bormoqda. Bugun fan, ta’lim, madaniyat, san’at va ijtimoiy hayotning boshqa
sohalarini axborotsiz, uning ta’siri va ahamiyatisiz tasavvur etib bo’lmaydi.
Zamonaviy axborot texnologiyalari ijtimoiy hayotimizning turli jabhalari singari
arxiv ishi sohasini ham chetlab o’tgani yo’q. Bugungi kunda arxiv ishi sohasiga
zamonaviy texnologiyalar va ulardan foydalanish tushunchasi allaqachon quloch
yozib ulgurdi. Arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish amaliyoti boshlab
yuborildi. Albatta elektron shakilga ega bo’lgan hujjatlarning saqlanishiga alohida
e’tibor qaratish kerak. Elektron arxiv hujjatlarini yig’ilish davomida raqamli
arxivlarga asos solinadi.
Arxiv hujjatlari an’anaviy usullarga qaraganda ancha tez qidirib topish va
foydalanuvchilarga qulay, ya’ni istalgan vaqt va joyda taqdim etish imkoniyatini
yaratadi. Shu bilan birga, elektron arxivda hujjatlarni uzoq muddatli saqlash va
ularning xavfsizligini samarali ta’minlash mumkin. Ushbu omillarni ko’zda tutgan
holda hujjatlar evolutsiyasini shakllantirish arxivlar faoliyatida zamonaviy
texnologiyalardan foydalanishning bir ko’rinishi sifatida xizmat qiladi. Shundan
kelib chiqqan holda bugungi kunda respublikamiz arxivlari faoliyatida zamonaviy
texnologiyalardan foydalanishning holati va ahvolinini nazardan o’tkazish, mavjud
yutuq va kamchiliklarni tahlil qilish soha rivoji yo’lidagi muhim vazifalardan
biridir.
Mavzuning o’rganilganlik darajasi. O zbekistonda arxiv yaratish va uniʻ
rivojlantirish, arxivlarda standartlarni tadqiq qilish, metama’lumotlar tizimini
ishlab chiqish va qidirish algoritmi modellarini yaratish bo’yicha ilmiy izlanishlar,
tadqiqotlar ko’pgina olimlar tomonidan o’rganilgan. Jumladan, chet el olimlaridan
L. Bountouri va M. Gergatsoulis, M. Combs, R. Tansley, M. Bass, D. Stuve, M.
Branchofskiy, O.N. Jlobinskaya, A.V. Bocharov, Y.A. Solovyova, M.Y. Frolov,
L.M. Volkov, D. V. Yanko, A.N. Avdeyev, A.Y. Kurser, O.A. Nesterova, S.V.
Shtukova va mamlakatimizda A.X. Abdullayev, M.S. Isakova, M. Nam, O.U.
Xasanova, M. Zuxriddinov va boshqa olimlar o’zlarining ilmiy ishlari bilan soha
3

rivojlanishiga katta hissa qo’shganlar. Shunga qaramasdan, arxiv tizimini ishlab
chiqish, arxiv hujjatlari qidirish tizimlarini yaratish, respublikamiz arxiv
muassasalarida elektron arxivlarni shakllantirish ishlari to’laligicha o’rganilmagan.
Kurs ishining obyekti – O’zbekiston Respublikasi Davlat arxivlari va boshqa
arxiv muassasalarida olib boriladigan axborot jarayonlari, tashkil etish va tashkil
etishdagi asosiy muammolar.
Kurs ishining predmeti – arxiv muassasalarida mavjud arxiv hujjatlari, jumladan,
elektron hujjatlar, ularning ro’yxat va yig’majildlari, elektron arxivga oid qonunlar
va standartlar, raqamli arxivni yaratishda qo’llaniladigan dasturiy ta’minotlar,
shuningdek, zamonaviy axborot texnologiyalari.
Kurs ishining maqsadi va vazifalari: arxivlar faoliyatida zamonaviy
texnologiyalardan foydalanishning bir ko’rinishi sifatida elektron arxivlarni
shakllantirishda hujjatlarni uzoq muddatli saqlash va foydalanuvchilarga axborot
taqdim etish tezligi hamda sifati masalalari haqida atroflicha ma’lumot berish.
Ushbu maqsadni amalga oshirishda quyidagi vazifalar belgilandi:
Arxivlarni rivojlanishini boshqarish va arxiv ishini avtomatlashtirish
tizimlarini tahlil qilish, arxiv ishini avtomatlashtirishning tarixiy bosqichlarini
nazardan o’tkazish;
 arxiv sohasida qo’llaniluvchi zamonaviy axborot texnologiyalari haqida
batafsil ma’lumotlar berish, ularning ahamiyatini aniq misollar bilan ko’rsatish;
 arxiv hujjatlarining elektron nusxalarini yaratish amaliyoti haqida fikr
yuritish va amaliy takliflar taqdim etish;
Kurs ishining ahamiyati. Turli manba va adabiyotlarni tahliliy solishtirish va
qiyoslash vositasida arxiv ishini o’rganish, jahonning rivojlangan mamlakatlaridagi
raqamli arxivlar tizimi haqida to’liq va batafsil ma’lumotlar beriladi.
Kurs ishining tuzilishi va hajmi. Kurs ishi kirish, ikkita bob, to’rtta paragraf,
xulosa hamda foydalanilgan adabiyotlar ro’yxatidan iborat. Kurs ishining umumiy
hajmi – 38 bet.
4

I Bob. Hujjatlarni saqlash tizimlari va taraqqiyot
1.1 Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi
Markaziy Osiyo mintaqasida ilk arxivlar yozuv bilan bir vaqtdapaydo
o lgan.Bu arxivlarga Nisadagi Parfiya arxivi, XorazmdaTuproqqal’a arxivi,Mug’ʼ
qal’asi xarobalaridan topilgan arxivlar kiradi.Birlamchimanbalarda toxiriylar,
moniylar, qoraxoniylar, g’aznaviylar va axorazmshohlar saroylarida utubxona-
arxivlari Mavjud bo’lganligi qayd etilgan. Bu davrda Marv, Nishopur, Ray, Balx,
madon, Tus, Buxoro, Samarqand, Urganch, Xiva, Nisa, Termiz va boshqa
shaharlaming har birida o’hlab davlat, vaqf va Shaxsiy kutubxonalar vujudga
kelgan. uxoroda Sharqdagi eng yirik Kutubxonalardan biri amoniylaming “Savoi-
al-Xikma” kutubxonasi Bo’lib, bundan o’z davrining yetuk allomalari Ibn Sino,
Rudakiy, Daqiqiy, Firdavsiy va boshqalar foydalanganlar.Amir Temur va
temuriylar davrida ham kutubxona-arxivlari mavjud bo’lgan. Ayniqsa, Amir
Temur harbiy yurishlari davrida Ko’pgina nodir qo’lyozma asarlami
Movarounnahrga olib kelgan. Shuningdek, Sohibqiron jahonning bir qancha
mamlakat qirollari Bilan yozishmalar olib bordi. Bu diplomatik yozishmalar
qimmatli Arxiv hujjatlari hisoblanadi. Shu diplomatik yozishmalardan biri 1996-
yil YUNESKO tashabbusi bilan Parijda o’tkazilgan Amir Temur tavalludinihg 660
yilligida Fransiya prezidenti Jak Shirak Tomonidan 0 ‘zbekiston Respublikasining
birinchi prezidenti Islom Karimovga topshirildi. Amir Temurning nevarasi
Boysunqur Zamonida Hirotda ko’pgina asarlardan namunalar to’planadi.Bizgacha
Qo’qon va Xiva xonlarining arxivlari, Buxoro amirligining Qo’shbegi arxivi
saqlanib qolgan. Ularda XIX asrga oid hujjatlarning bir qismi mavjud xolos. O’rta
Osiyoning Rossiya imperiyasi tomonidan bosib olinganidan keyingi davr
arxivlari, ya’ni XIX asrning ikkinchi yarmi va XX asr hujjatlari to’la saqlangan.
Arxiv hujjati tushunchasi Qonun hujjatlarida nazarda tutilgan tegishli
ekspertiza asosida arxiv ahamiyatiga molik deb topilgan matnli, qo’lyozma va
mashinada o’qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, vidioyozuvlar, kinolentalar,
5

fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek,
boshqa moddiy ashyolardagi yozuvlar - arxiv hujjatlari deyiladi.
Mustaqillik yillarida qabul qilingan bir qator h u q u q iy - m e ’y o r iy
hujjatlarda arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan
faydalanish tizimi xususida keltirilib o’tiladi. Jumladan, O’zbekiston
Respublikasining 2010-yil 15-*-iyunda qabul qilingan “Arxiv ishi to’g’risida”gi
Qonunning 5-bobi, 20-26 moddalarida va O’zbekiston Respublikasi Vazirlar
Mahkamasining 2012-yil 5- apreldagi 101-son qarori bilan tasdiqlangan “Arxiv
hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi
to’g’risida”gi nizomda o’z ifodasini topgan.
Davlat arxivlari davlat hokimiyati va boshqaruv organlari, davlat
korxonalari, muassasalari va tashkilotlaming faoliyati natijasida yaratilgan arxiv
hujjatlari, shuningdek ular tomonidan olingan yoki ularga nodavlat korxonalar,
muassasalar va tashkilotlar hamda jismoniy shaxslar topshirgan arxiv hujjatlari
bilan jamlanadi.
Arxiv hujjatlarini yaratish bu qog’oz, pergament, fotosurat, kino, ovoz,
videolentadagi yozuvlarni raqamli nusxalarini yaratishdir (elektron shaklga solish).
Rivojlangan xorijiy davlatlarda Milliy Arxiv va uning hamkor tashkilotlarda katta
hajmdagi hujjatlami muntazam tarzda qabul qiladilar va shakillantiradilar. Bu
hujjatlar muhim ma’lumot beruvchi hujjatlar .Shuni nazarda tutgan holda, arxiv
xodimlari hujjatlami o’rganiah va ulami tashkil qilishda, ularga to’g’ri texnik
xizmatlami aniq hisobini yuritishga alohida e’tibor qaratiishi lozim. HujjutIarni
aniqlik bilan yuritish ularni dalil sifatidagi qiymatini oshirish va jamiyatning
quyidagi manfaatlarini qondiradi:
- Jamiyatni manfaatini;
- Biznes manfaatini;
- Joriy va kelajakdagi tashkiliy talablami (ierarxiya);
- Turli so rovlarni bajarilishini; ʻ
Ilmiy tadqiqotlar olib borishni.
6

Barcha xodimlar qonunchilikni, me’yorlarni, hujjatlami tashkil qilishdagi
hisobotni,ish hajmini toiiq qamrab olishni, texnik xizmat ko’rsatishni bilishi zarur.
Samarali baholash raqamli muhitda yaxshi tashkil qilingan yozuvlar va hujjatlami
turlarga ajratishga bog’liq. U Ikkita jarayondan iborat: -Doimiy saqlanadigan
hujjatlami aniqlash;
- Hujjat va yozuvlarni vaqtinchalik saqlash uchun ajratish va yo’q qilish.
Baholash — bu hujjatlami muhimligini va saqlanish muddatini aniqlash va shu
bilan uni vaqtinchalik, doimiy saqlash yoki yo’q qilishni aniqlash. Baholash
muhim ahamiyat kasb etib, kelgusida fuqarolami tashkilot, biror bir jarayon,
jamiyat va xalq xotirasi uchun muhim boigan jarayonlar to’g’risida ma’lumotlar
olishini ta’minlaydi. Baholash siyosati maqsadi – hujjatlashtirish uchun arxiv
hujjatlarini arxivlarga uzluksiz qabul qilishdagi hamkorlikni, hujjatlar bilan
ishlash, Boshqarish jarayonlarini qayd qilib borishni ta’minlashni, arxiv hujjatiarini
qiymatiga ko’ra saqlab qolishni yoki yo’q qilishni qonunchilik asosida olib
borishni ta’minlashga yordam berishdan iborat.Hujjatlami qiymatini aniqlashda
davlat, jamiyat va xalq manfaatlarini, hamda Milliy Arxiv fondini hisobga olish
lozim. Shuningdek, xususiy va davlat arxivlarining o’ziga xos tomonlarini
e’tiborga olish kerak.Hujjatlami baholashni o’tkazishda, awalo hujjatni va
yozuvlarni arxiv qiymati aniqlanadi. Xorij tajribasida hujjatlar qiymatini aniqlash
Ishlari 0 ‘zbekistonda shu yo’nalish bo’yicha yoi qo’yilgan jarayonlar bilan ancha
o’xshashdir. Xususan, quyidagilar chet el arxiv sohasiga xos.
Arxiv qiymati – bu tarixiy yoki boshqa o’zgarmas qiymat hisoblanib, u arxiv
hujjatini saqlanish muddati tugagandan so’ng ham doimiy saqlanishiga kafolat
beradi. Hujjatlami baholashni o’tkazishda hujjatlar ikki guruhga boiinadi: doimiy
saqlanishdagi va vaqtinchalik saqlanishdagi hujjatlar.Doimiy saqlanish (doimiy
yozuvlar) – arxiv qiymatiga ega boigan hujjatlar.Vaqtinchalik saqlanish
(vaqtinchalik yozuvlar) – tezda yoki muayyan muddat o’tgandan so’ng yo’q
qilishga mo ljallangan hujjatlar. MAF hujjatlarini qoniqarsiz jismoniy holatda debʻ
hisoblash va shoshilinch tartibda maxsus ishlov berishni tashkil etish uchun ularni
maxsus hisobga qo’yish to’g’risidagi qaror arxiv rahbari tomonidan,
7

restavratorning va arxiv hujjatlarini saqlash uchun mas’ul bo’linma rahbarining
ekspert xulosasi asosida qabul qilinadi. Bugungi kunda arxiv saqlovxonasida 146
ta turli tashkilot hujjatlari yig’ilgan bo’lib, 54 tasi tibbiyot muassasalariga tegishli.
Hujjatlarning umumiy soni 2002-yilga kelib 212 497 taga etgan, ulardan ma’muriy
hujjatlar soni 79 963 ta, ilmiy-texnikaviy hujjatlar 34 425 ta, kasallik tarixiga doir
hujjatlar 94 647 ta, shaxsiy fondlar 3457 tani tashkil etadi.Shuningdek, o’zbekiston
respublikasi itth mda toshkent shahridagi 150 dan ortiq va toshkent viloyatidagi 10
dan ortiq tashkilotlarda o’zbekiston respublikasi milliy arxiv fondi hujjatlarini
butlash, saqlovini ta’minlashda, ularga Ilmiytexnikaviy ishlov berishda amaliy va
uslubiy yordam ko’rsatadi. Arxiv ilmfan, texnika, sanoat, qurilish, transport, aloqa,
konstruktorlik, ratsionalizatorlik va tibbiyot sohalari bo’yicha faoliyai
ko’rsatayotgan davlat va nodavlat tashkilotlarini ro’yxatga olish ishlarini amalga
oshiradi.O’zbekiston respublikasi prezidentining 2008-yil 28-
noyabrdagi“iqtisodiyotni real sektori korxonalarni qo’llab quvvatlash, ularning
barqaror ishlashini ta’minlash va eksport saloxiyatini oshirish chora-tadbirlari
dasturi to’g’risida”gi pf-4058-sonli farmonini bajarish bo’yicha aniq chora-
tadbirlar rejasi ishlab chiqilgan bo’lib, mazkur reja asosida ishlar muntazam
ravishda olib borilmoqda. Shu bilan birgalikda arxiv faoliyatini yanada
rivojlantirish, arxivni texnik va texnologik jixatdan zamon talablariga mos ravishda
jixozlash, moddiytexnik bazani rivojlantirish ishlari davom ettirildi. Shuningdek,
arxivda pullik xizmatlar spektrini yanada kengaytirish, arxiv tomonidan
ko’rsatilayotgan xizmatlar sifatini oshirish yuzasidan salmoqli ishlar amalga
oshirildi. Bu borada arxiv sifatini oshirish yuzasidan salmoqli ishlar amalga
oshirildi. Bu borada arxiv tomonidan asosan turli tashkilotlar faoliyati davomida
vujudga kelgan xujjatlarga o’rnatilgan tartibda ilmiy-texnik ishlov berish, yangi
jamlash manbalari bo’lgan tashkilotlarni hisobga olish ishlariga alohida e’tibor
qaratildi.O’R MAF hujjatlari saqlovini ta’minlash jarayonida hisobot davrida 1637
varaq arxiv hujjatlari ta’mirlandi, 1442 saqlov birligidagi hujjatlar muqovalandi va
tikish ishlari amalga oshirildi, 418 saqlov birligidagi hujjatlar karton qutilarga
joylashtirildi. Shuningdek, 405 saqlov birligidagi o’ta qimmatli arxiv hujjatlari
8

ko’rib chiqildi va 125 saqlash birligidagi hujjatlar o’ta qimmatli hujjatlar qatoriga
kiritildi. Hujjatlarni nashr etish va ulardan foydalanish ishlari bo’yicha 20 ta
tashabbusli axborot, 22 mavzuli so’rov, 17 ta arxiv hujjatlari asosida ko’rgazma,
20 ta radioeshittirish, 10 ta teleko’rsatuv, 10 ta maqolalar, 25 ta arxiv bo’ylab
qiziqarli ekskursiya, 3ta maktab darslari va suxbatlar tashkil etildi.2013-yil
davomida hujjatlarni jamlash va idoraviy arxivlarda ish yuritish bo’limi xodimlari
tomonidan arxivning jamlash manbaiga kirgan korxona, tashkilot,muassasalarda
ish yuritish va arxiv ishini belgilangan tartib bo’yicha yo’lga quyish maqsadida 32
ta yalpi va 30 ta nazorat va mavzuli tekshiruvlar o’tkazilib, aniklangan
kamchiliklarni bartaraf qilish bo’yicha tegishli tavsiyalar berildi. Idoraviy
arxivlarning 106 ta me’yoriy-huquqiy hujjatlari (ish yuritish
yo’riqnomalari,nizomlar, hujjatlar nomenklaturalar) qayta ishlanib
takomillashtirildi. Joylarda ish yuritish va hujjatlar saqlanishi ta’minlash yuzasidan
bir kunlik seminarlar o’tkazildi.Bugungi rivojlangan texnika asrida hayotimizni
texnika va zamonaviy texnologiyalarsiz tasavvur qilish qiyin. Jamiyatimizning har
bir jabhasiga zamonaviy texnika-texnologiyalari keng qo’llanilmoqda, shuningdek,
respublika arxiv tizimida ham. 2008 – yilda O’zbekiston Respublikasi
Prezidentining PQ – 949 sonli qaroriga asosan Koreya davlatining KOICA
loyihasini jalb qilish bo’yicha ishlar amalga oshirildi va arxiv zamanaviy
texnologiyalar bilan jihozlandi.Arxivning hozirgi paytdagi asosiy ish faoliyati
Koreya davlatining KOICA granti asosida olib keltirilgan zamonaviy
texnologiyalar yordamida hujjatlarni elektronlashtirishdir.Hujjatlarni
elektronlashtirish ishida maxsus dastur yaratilgan. Hujjat dastlatomonidan asosan
turli tashkilotlar faoliyati davomida vujudga kelgan xujjatlarga o’rnatilgan tartibda
ilmiy-texnik ishlov berish, yangi jamlash manbalari bo’lgan tashkilotlarni hisobga
olish ishlariga alohida e’tibor qaratildi.O’R MAF hujjatlari saqlovini ta’minlash
jarayonida hisobot davrida 1637 varaq arxiv hujjatlari ta’mirlandi, 1442 saqlov
birligidagi hujjatlar muqovalandi va tikish ishlari amalga oshirildi, 418 saqlov
birligidagi hujjatlar karton qutilarga joylashtirildi. Ilmiy texnikaviy tibbiyot
hujjatlari milliy arxivida ilmiy hujjatlar tibbiyot va loyiha texnikaga doir hujjatlar
9

saqlanar ekam. U yerda jami 432 ta fond saqlanadi.loyiha hujjatlariga masalan
Oziq ovqat sanoat loyiha hujjatlari kiradi.Fond-83.Texnika hujjatlariga Paxta
tozalash zavodi fond C-100 va yana boshqa hujjatlarni misol qilib keltirishimiz
mumkin.Paxta sanoat ilmiy markazi C-100.Tibbiyot hujjatlariga masalan TOShMI
ning 96-fonddagi hujjatlarini misol keltirishimiz mumkin.Arxiv hujjatlarining
mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yo’la (navbatdan
tashqari) amalga oshiriladi.
Arxivlarda davriy reja asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini
tekshirish:
Noyob hujjatlar bo’yicha — har yili;
Qog’ozli alohida qimmatli hujjatlar bo’yicha — 5 yilda bir marta;
Audiovizual va elektron hujjatlar bo’yicha — 5 yilda bir marta;
Nitroasosdagi kinohujjatlar bo’yicha — 2 yilda bir marta o’tkaziladi.
Oldingi tahrirga qarang.
Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirishning davriyligi arxiv
hujjatlarining foydalanilishi jadalligiga va hisobini yuritish holatiga qarab, lekin
har 15 yilda kamida bir marta (davlat arxivida 10 yilda bir marta) etib belgilanadi.
(70-bandning yettinchi xatboshisi O’zbekiston Respublikasi Vazirlar
Mahkamasining 2021-yil 15-fevraldagi 68-sonli qarori tahririda — Qonun
hujjatlari ma’lumotlari milliy bazasi, 16.02.2021-y., 09/21/68/0115-son)
Maxfiy hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish maxfiy hujjatlar bilan
ishlash uchun belgilangan tartibda amalga oshiriladi.
Idoraviy arxivda arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish 5 yilda 1-marta
amalga oshiriladi.
Tabiiy ofatlar, ko’chishlar va boshqa holatlar natijasida arxiv hujjatlarining
yo’qolishi yoki zararlanishi holati ehtimoli bo’lganda, shuningdek arxiv
saqlovxonalari mudirlari almashganda arxivdagi barcha hujjatlarning yoki alohida
qismlari (guruh)larining mavjudligi va holatini navbatdan tashqari bir yo’la
tekshirish amalga oshiriladi.
10

71. Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish ishlarining boshida quyidagi
hisob hujjatlarini solishtirish ishlari amalga oshiriladi:
Tekshiriladigan arxiv fondlarida hisob hujjatlarining to’liqligini aniqlash va
solishtirish ko’rsatkichlarini taqqoslash;
Yig’majildlar (hujjatlar)ning ro’yxati asosida saqlash birliklarini
raqamlashtirish tartibini aniqlash va ularning yakuniy ma’lumotlarini tuzish
ishlarining to’g’riligini tekshirish.
Hisob hujjatlari va ularning mavjudligini tekshirish mustaqil ish turi sifatida
o’tkazilishi ham mumkin.
Davlat arxivida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga
ko’ra, ikki nafar xodim o’tkazadi.
Arxiv hujjatlari ichki ro’yxatlar bo’yicha hisobga olingan saqlov birliklarining
mavjudligi tekshirilganda hujjatlarning mavjudligi ichki ro’yxat bilan solishtirib
tekshiriladi, shuningdek broshyuralanmagan (tikilmagan) holda saqlanishi kerak
bo’lgan hujjatlarning saqlov birliklaridagi hamma varaqlarning mavjudligi
tekshiriladi. Noyob hujjatli saqlov birliklari albatta varaqma-varaq tekshiriladi.
O’quvxonalariga va arxivning ishchi xonalariga berilgan hujjatlar umumiy
asosda tekshiriladi, ularning shifrlari o’rindosh-kartalar va arxiv saqlovxonalaridan
berilgan hujjatlarni qayd etish daftarlari bo’yicha aniqlanadi. Vaqtinchalik
foydalanish uchun berilgan arxiv hujjatlari hujjatlarni berish daftarlari va
dalolatnomalari bo’yicha tekshiriladi va ular mavjud hujjatlar hisoblanadi.
72. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishda quyidagilarga rioya
etish zarur:
Hujjatlarning stellajlarda va birlamchi saqlov vositalari (qutilar, bog’lamlar, jildlar
va shu kabilar)dagi joylashuv tartibini saqlash;
Tekshirilayotgan vaqtda mazkur arxiv fondining noto’g’ri qo’yilgan saqlov
birliklarini joylariga qo’yish;
Tekshirilayotgan fonddan (arxiv hujjatlari majmuidan) boshqa fondlarga tegishli,
noto’g’ri tushib qolgan saqlov birliklarini olib, saqlovchiga berish;
11

Mog’or yoki boshqa biologik zararkunandalar bilan zararlangan saqlov birliklarini
tezda ajratish uchun chiqarib olish;
Yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatiga kiritilmagan saqlov birliklarini ajratib olish,
keyinchalik ularni arxiv rahbariyati belgilagan muddatlarda qayta ishlash va
ro’yxatlash uchun arxiv fondi (arxiv hujjatlari majmui) oxiriga joylashtirish.
73. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida quyidagilarga
yo’l qo’yilmaydi:
Hisobga olinmagan saqlov birliklarini yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatiga, hisob
daftariga kiritish;
Yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxati va boshqa hisob hujjatlariga biron-bir belgilar
qo’yish, tuzatish yoki yozuvlar kiritish.
74. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish natijalari va tekshirishda
topilgan kamchiliklar arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish
varag’ida hamda arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish
dalolatnomasida ko’rsatiladi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish varag’i bevosita tekshiruv
mobaynida, qoidaga ko’ra, har bir ro’yxat uchun alohida tuziladi. Hajmi uncha
katta bo’lmagan arxiv fondlarini tekshirish hamma yig’majildlar (hujjatlar)
ro’yxatiga bitta tekshiruv varag’i tuzishga yo’l qo’yiladi. Arxiv hujjatlarining
mavjudligi va holatini tekshirish davomida tekshiruv varag’i ustunlarida
ko’rsatilmagan kamchiliklar topilganda, shuningdek aniqliklar va qo’shimcha
rekvizitlar kiritiladi. Tekshirish varaqlariga yalpi tartibda, arxiv fondi doirasida har
bir tekshirish bo’yicha tartib raqami va bajaruvchilar tomonidan imzo qo’yiladi.
Tekshirish varag’i (varaqlari) asosida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini
tekshirish dalolatnomasi tuziladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini
tekshirish dalolatnomasi bilan birga, zarurat bo’lganda, quyidagi hujjatlar tuziladi:
Hisob hujjatlaridagi texnik xatolar to’g’risidagi dalolatnoma;
Topilgan arxiv hujjatlari to’g’risidagi dalolatnoma;
Hujjatlarning tuzatib bo’lmas darajada zararlanganligi haqidagi dalolatnoma (10 –
ilova) va boshqa dalolatnomalar.
12

Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish tugagandan so’ng
yig’majildlar (hujjatlar) (hisob va ro’yxatlash daftari) oxiriga “tekshirilgan”
shtampi, sana, tekshiruvni o’tkazgan shaxsning lavozimi ko’rsatiladi va imzosi
qo’yiladi.
Yig’majildlar (hujjatlar, hisob va ro’yxatlash daftari)ning yakuniy yozuvida,
belgilangan tartibga muvofiq chiqarilgan saqlov birliklarining hisobga olinmagan
literli va tartib raqamlari aniqlangan taqdirda yakuniy yozuv qaytadan tuziladi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish mobaynida joyida yo’q
bo’lgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan hujjatlar arxiv hisobvarag’i
tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi qog’ozli manbada yoki
avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari hisobvarag’i rekvizitlariga
muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi.
75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik
(texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga
o’zgartirishlar kiritilgandan so’ng tugallangan hisoblanadi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib bo’lingandan so’ng hujjatlar
solingan qutilar muhrlanadi.
76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning
qidiruvi ularning yo’qligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil
davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati
arxivning tegishli tarkibiy bo’linmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv
muddatini uzaytirish huquqiga ega.
Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga
qo’yadi. Tekshirish varag’ida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh”
ustuniga topilgan arxiv hujjatlari to’g’risida belgi qo’yiladi. U arxiv saqlovxonasi
mudiri tomonidan imzolanadi.
Yo’qolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan
tartibda hisobdan chiqariladi.
13

Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yo’llari tugagan hujjatlar
topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv o’tkazilgani haqida
mufassal ma’lumotnoma yoziladi, dalolatnoma va ma’lumotnomalar arxiv
hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan
birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish
uchun “O’zarxiv” agentligiga taqdim etiladi.
Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish to’g’risidagi qaror arxiv direktorining
buyrug’i bilan, “O’zarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi.
Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish
to’g’risidagi belgi qo’yiladi.
77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini to’liq yoki tanlab
tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam
ravishda o’tkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi:
Yig’majildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini
tekshirishni tashkil etish uchun mas’ul xodimning axborot xati tarzida;
Hujjatli asossiz biron-bir yig’majild bo’lmaganda — belgilangan tartibda
rasmiylashtiriladi.
Arxiv hujjatlarining asossiz yo’qligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga
oshiriladi. Qidirish natijasiz bo’lganda mavjud bo’lmagan arxiv hujjatlari ularni
qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi.

1.2 Hujjatlarni saqlash
Bugungi kundagi O’zbekistonda raqamli arxiv yaratish bo’yicha bir qator ishlar
amalga oshirilmoqda. O’zbekiston Milliy Universiteti Tarix fakulteti o’qituvchi-
professorlari tomonidan O’zbekiston Milliy arxivida onlayn yo’l ko’rsatgichini
yaratish borasida ishlar olib borilmoqda.
Kutilayotgan natijalar va ularning ahamiyati: “Raqamli arxiv: O’zbekiston
Milliy arxiv fondlarining onlayn yo’lko’rsatgichini yaratish” amaliy loyihasi
yordamida O’zbekiston tarixining Turkiston ASSR, BXSR, XXSR va O’zbekiston
14

SSR tarixiga (1945 yillarga) oid fondlarning elektron yo’lko’rsatgichi yaratilishi
natijasida:
• yo’lko’rsatgich O’zbekiston tarixi konseptsiyasi asosida o’zbek, rus, ingliz
tillariga tarjima qilinadi.
• yo’lko’rsatgichdan ichki tarmoq orqali foydalanish uchun elektron qidiruv tizimi
yo’lga qo’yiladi;
• sovet davri tarixi va davlat muassasalari tarixiga oid rasmiy hujjatlar,
dissertatsiya, monografiyalardan iborat ilmiy ma’lumotnoma apparati
shakllantiriladi;
• “O’zbekistonda raqamli arxivlar: yutuqlar va muammolari” mavzusi bo’yicha
Xalqaro onlay konferensiya tashkil qilinadi;
• yo’lko’rsatgich ma’lumotlari O’zbekiston Milliy arxivining ichki tarmog’iga
foydalanish uchun joylashtiriladi.
• loyiha yakunida O’zbekiston Milliy arxivida saqlanayotgan Turkiston
Respublikasi muzey ishlari va qadimiy yodgorliklar, san’at va tabiatni muhofaza
qilish qo’mitasi (Turkomstaris) R-394 – fondi hujjatlarining 100 000 kadr arxiv
hujjatlarining raqamli nusxalari yaratilib, meta ma’lumotlar qayta ishlanadi;
Shuningdek, ushbu yo’lko’rsatgichning ijtimoiy-iqtisodiy tomondan foydali jihati
shundaki, undan nafaqat ilmiy izlanuvchilar va tadqiqotchilar balki
respublikamizning oddiy fuqarolar ham (arxiv hujjatlaridan foydalanuvchilar)
foydalanish imkoniyati yaratiladi. Bu esa O’zbekiston Respublikasining har bir
fuqarosi O’zbekiston tarixining sovet davri ya’ni, Turkiston ASSR, BXSR, XXSR,
va O’zbekistonning 1924-1945 yillariga oid arxiv fondlari haqida batafsil
ma’lumot olish va tanishish imkoniyati yaratiladi.
Hisobot davrida (loyiha yakunida) qo’lga kiritilgan muhim natijalar:
Amaliy loyiha davri 01.06.2022 da boshlanganligi uchun, hozirda O’zMA da
mavjud yo’lko’rsatkichlarni matnining tahriri va arxivda saqlanayotgan Turkiston
Respublikasi muzey ishlari va qadimiy yodgorliklar, san’at va tabiatni muhofaza
15

qilish qo’mitasi (Turkomstaris) R-394 – fondi hujjatlarining 100 000 kadr arxiv
hujjatlarining raqamli nusxalarini yaratishning texnik ishlari olib borilmoqda. 1
Raqamli arxiv yaratish uchun kerak bo’ladigan uskunalar ham olib
kelinmoqda . Davlat xizmatlari agentligi direktori Xalilillo To’raxo’jayev
boshchiligidagi delegatsiya Germaniyada bo’lib, hujjatlarni raqamlashtirish uchun
professional uskunalar ishlab chiqaruvchi mashhur «MICROBOX GmbH»
kompaniyasi bilan muzokaralar o’tkazdi. Agentlikning Jamoatchilik va OAV bilan
aloqalar bo’limi «Xabar.uz»ga ma’lum qilishicha, safardan ko’zlangan maqsadlar
— davlat xizmatlari sohasini raqamlashtirish borasidagi ikki mamlakat vakolatli
organlari o’rtasidagi hamkorlik istiqbollarini muhokama qilish, zamonaviy
skanerlarni boshqarish uchun o’quv mashg’ulotlari, shuningdek, arxiv
ma’lumotlarini raqamlashtirish jarayonini tezlashtirish bo’yicha takliflarni ishlab
chiqish. Bundan tashqari, mamlakatimizga Germaniyada ishlab chiqarilgan
zamonaviy skanerlash uskunalarini keltirishga alohida e’tibor qaratilmoqda.
Raqamli arxiv yaratish borasida xalqaro tajriba ham qo’llanilmoqda. Bu
borada xalqaro seminarlar ham tashkil etilmoqda.
Toshkent shahridagi Inxa universitetida Koreya Milliy arxivi direktori katta
o rinbosari Li Gem Ma xonim ishtirokida “Arxiv tizimini raqamlashtirishʻ
bosqichlari” mavzusida seminar bo lib o tdi.
ʻ ʻ Seminarda “O zarxiv” agentligi ʻ
hamda tizimdagi milliy arxivlar, arxiv ishi hududiy boshqarmalari va davlat
arxivlari rahbar-mutaxassislari, shuningdek, Mirzo Ulug bek nomidagi
ʻ
O zbekiston Milliy universiteti va Muhammad al-Xorazmiy nomidagi Toshkent
ʻ
axborot texnologiyalari universiteti talabalari hamda ommaviy axborot vositalari
vakillari ishtirok etdi.
Dastlab seminarni “O zarxiv” agentligi direktori Ulug bek Yusupov kirish
ʻ ʻ
so zi bilan ochib, O zbekiston va Koreya respublikalari o rtasidagi hamkorlikni
ʻ ʻ ʻ
yanadla kuchaytirishda arxiv hujjatlarini o rganishning ahamiyatlari, har ikki
ʻ
davlat arxivlari samarali muloqot va o zaro manfaatli hamkorlikni davom
ʻ
1
https://nuu.uz/raqamli-arxiv-ozbekiston-milliy-arxivi-fondlarining-onlayn-yol-korsatkichini
16

ettirishlari davlat arxivlarimizda raqamlashtirish ishlarini jadallashtirishdagi
ahamiyati to g risida ta qidladi.ʻ ʻ ʼ
Agentlik direktor o rinbosari Xusan Isayev “O zbekistonda arxiv tizimini
ʻ ʻ
raqamlashtirish” mavzusida qisqacha taqdimot qilib, unda sohaga oid statistik
ma lumotlar, xalqaro va mahalliy tashkilotlar o rnatilgan hamkorlik munosabatlari,
ʼ ʻ
amaliyotga joriy etilgan axborot tizimlari va integratsiya masalalari, elektron
shaklda taqdim etilayotgan xizmatlar, arxiv ishi sohasini raqamlashtirish holati va
uning natijadorligi yuzasidan axborot berdi.
Seminar davomida koreyalik ekspert, Koreya Milliy arxivi direktori katta
o rinbosari Li Gem Ma xonim “Koreyada raqamli yozuvlarni boshqarish”
ʻ
mavzusida qiziqarli taqdimot o tkazib, unda Koreya Milliy arxivining hozirgi
ʻ
holati, raqamli yozuvlarning tavsiflari, ularni boshqarish jarayonlari, raqamli
hujjatlarni saqlash va kelgusi yillarga mo ljallangan rejalar to g risida batafsil
ʻ ʻ ʻ
ma lumot berdi.
ʼ
Seminar yakunida ishtirokchilar tomonidan o zlarini qiziqtirgan mavzulari
ʻ
bo yicha ko plab savollar berildi hamda tegishli ravishda ekspertlardan javoblar
ʻ ʻ
olindi. 2
2023-yilning 27-aprel sanasida Mirzo Ulug’bek nomidagi O’zbekiston
Milliy Universitetida “O’zbekistonda raqamli arxivlar: yutuqlar va muammolar”
mavzusida xalqaro ilmiy-amaliy anjuman bo’lib o’tdi. Ushbu ilmiy-amaliy
anjumanda O’zbekistonlik professor- olimlar bilan bir qatorda Turkiya
Respublikasi, Qozog’iston Respublikasi va Rossiya Federatsiyasi kabi bir qator
davlatlardan olimlar qatnashdi. 3
Horijdagi arxivlarda saqlanayotgan O’zbekistonga tegishli hujjatlarning
raqamlli nusxalari yutimizga qaytarilmoqda. Usmonlilar arxividagi O’zbekistonga
tegishli hujjatlarning raqamli nusxasi O’zbekiston rasmiylariga topshirildi.
2
https://nuu.uz/ _arxiv-ozbekiston-milliy-arxivi-fondlarining-onlayn-yol-
korsatkichini
3
17

Turkiya Tarix va madaniyat jamg’armasi (TURKTAV) O’zbekistonga oid
50 ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatning raqamli nusxasini O’zbekiston Turizm
va madaniy meros vazirligiga taqdim etdi.
Toshkentda bo’lib o’tgan Shanxay Hamkorlik Tashkiloti Xalqaro Turizm
Forumida ishtirok etgan TURKTAV raisi Nizamettin Aykurt O’zbekiston Bosh
vaziri o’rinbosari, Turizm va madaniy meros vaziri Aziz Abduhakimov bilan
uchrashdi.
Aykurt va Abduhakimov tomonlar o’rtasidagi hamkorlik masalalarini
muhokama qildi.
Milliy kutubxona bo limi boshlig i Asuman Akdemir bilan uchrashuvdanʻ ʻ
so ng Aykurt va Abduhakimov TURKTAV va O zbekiston Turizm va madaniy
ʻ ʻ
meros vazirligi o rtasidagi hamkorlikni nazarda tutuvchi memorandumni
ʻ
imzoladilar.
Imzolash marosimidan so’ng Aykurt Abduhakimovga Usmonlilar
arxivlarida topilgan va o’tmishda bu o’lkalarda tashkil etilgan davlatlar tarixi
bo’yicha tuzilgan 50 ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatlarning raqamli nusxasini
topshirdi.
Arxiv hujjatlarining nusxasini olgan Abduhakimov TURKTAV 8 oy
davomida Usmonlilar arxivlarini o rganib, Buxoro amirligi, Qo qon va Xiva
ʻ ʻ
xonliklariga oid barcha hujjatlarni to plash orqali katta
ʻ mehnat qilganini
ta kidladi.
ʼ
Abduhakimov ushbu arxiv hujjatlari o’zbek olimlari uchun muhim manba
bo’lishini ta’kidlab, buning uchun TURKTAV raisi Aykurtga minnatdorchilik
bildirdi.
O’zbekiston tomoni bilan hamkorlikda davom etishlarini va ularni barcha
masalalarda qo’llab-quvvatlashlarini bildirgan Aykurt qardosh O’zbekiston bilan
madaniy sohadagi hamkorlikni rivojlantirishga hissa qo’shishdan mamnun
ekanliklarini bildirdi.
18

Abduhakimov O’zbekiston tomoniga topshirilgan arxiv hujjatlarining bir
qismi ko’rgazmaga qo’yilgan hududda bo’lib, Aykurtdan tarixiy hujjatlar haqida
ma’lumot oldi.
Aykurt keyinroq o z bayonotida o tgan yili Usmonlilar arxivlaridaʻ ʻ
O zbekiston tarixiga oid hujjatlarni to plash va oshkor qilish bo yicha O zbekiston
ʻ ʻ ʻ ʻ
tomoni bilan kelishib olganliklarini ayti.
Buning natijasida Aykurt 3 ming mavzu sarlavhasini o’z ichiga olgan 50
ming sahifadan ortiq tarixiy hujjatlar aniqlanganini va bugungi kunda ushbu
hujjatlarning raqamli nusxalarini O’zbekiston tomoniga yetkazib berganini ma’lum
qildi. 4
O’zbekistonda ham raqamli arxiv yaratish borasida bir qancha muammolar
mavjud.
“O’zarxiv”: hujjatlarini raqamlashtirish uchun 60 yildan ziyod vaqt kerak
Barcha arxiv hujjatlarini mavjud resurslar bilan raqamlashtirish uchun 60 yil talab
etiladi. Ayni paytda «O’zarxiv» tasarrufida bo’lgan hujjatlarning 2−3 foizi
raqamlashtirilgan. Agentlik kelgusi rejadagi strategiyasini ma’lum qildi.
«O’zarxiv» agentligi tasarrufida bo’lgan barcha hujjatlarning faqat 2−3
foiziraqamlashtirilgan. Ularning barchasini mavjud resurs va texnika yordamida
raqamli ko’rinishga o’girish uchun 60 yildan ko’p vaqt talab etiladi. Bu haqda
agentlik direktori Ulug’bek Yusupov «Gazeta.uz» muxbiriga ma’lum qildi.
Ta’kidlanishicha, agentlikda 695 ming saqlov birligida hujjatlar raqamlashtirilgan.
Ushbu ko’rsatkich o’ta qimmatli hujjatlar soniga nisbatan 8−9 foizni, barcha
hujjatlarga nisbatan esa 2−3 foizni tashkil etadi.
«Har yili hujjatlar soni ko’payadi, arxiv esa har doim kengayadi. Mazkur
raqamlar 2019 yilda erishilgan natijalardan kelib chiqib, aytilmoqda. Hujjatlar
bundan keyin ham ko’payishini inobatga olsak, raqamlashtirish bo’yicha foiz
ko’rsatkichi yana tushib ketadi», — deya qayd etdi Ulug’bek Yusupov.
4
Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293.
19

Direktorning aytishicha, saqlanayotgan ayrim hujjatlar, xususan shaxsiy
tarkib hujjatlarida qo’lda yozilgan qog’ozlar juda ko’p. Qolaversa, ko’p hujjatlarni
raqamlashtirishdan samara va manfaatdorlik yuqori bo’lmaydi.
«Birinchi navbatda, tizimning o’zini raqamlashtirish lozim. Fuqarolar arxiv
xizmatidan foydalanish uchun markazga kelib yurishi o’rniga, ma’lumotlarni
idoralararo almashinuvini yo’lga qo’yamiz. Masalan, shaxsiy tarkib hujjatlarini
raqamlashtirish katta mablag’, vaqt va mehnat talab etadi. Ushbu hujjatlar 75 yil
saqlanadi, ammo tajribada bir marta murojaat qilinadi», — dedi u.
Arxiv hujjatlarini raqamlashtirish jarayonini jadallashtirish uchun tegishli
idora va tashkilotlar o’z faoliyatiga doir hujjatlarni raqamlashtirib bormoqda.
Qolaversa, umumiy manfaatlarga muvofiq keluvchi hujjatlarni raqamlashtirish
ustuvor ahamiyatga ega bo’ladi . 5
Hukumat qarori (495-son, 19.08.2020 y) bilan Ish haqi va ish stajini
tasdiqlash haqida arxiv ma’lumotnomasini berish bo’yicha davlat xizmati
ko’rsatishning ma’muriy reglamenti tasdiqlandi.
Yagona portalda (my.gov.uz) va uning mobil ilovasida “Mavzuli so’rovlarni
ijro etish” nomli xizmat joriy etildi.
Yagona portalda ushbu xizmat orqali yer va uy-joy ajratish, xususiylashtirish, aholi
va tadbirkorlik masalalari bo’yicha hokimlik qarorlari, turarjoy, meros, vorislik
hamda 1941-1945 yillarda O’zbekistonga evakuatsiya qilingan shaxslar haqida
ma’lumotlar olish va boshqalar qamrab olingan.
Alohida faktlar, voqealar, ma’lumotlarni aniqlash, turar joylar bo’yicha
ma’lumotnomalar tayyorlash, mulk huquqini aniqlash (tasdiqlash) bo’yicha
so’rovlarga arxiv hujjatidan nusxa berish, evakuatsiyani aniqlash kabi
xizmatlarning narxlari belgilangan bo’lib, ushbu xizmatdan my.gov.uz orqali
foydalanilganda 10 foiz chegirmaga ega bo’lasiz. 6
5
https://yuz.uz/uz/news/arxiv-tizimini-rivolnatirish.davr-talabi
6
https://navoiarxiv.uz/yangiliklar/283-ish-haqi-va-ish-stajini-tasdiqlash-haqida-arxiv-
malumotnomasini-uydan-turib-olish-mumkin.html
20

O’zbekistonda ham hozirda bir qancha raqamli arxiv xizmati faoliyat
ko’rsatmoqda.
Reglamentga muvofiq, jismoniy shaxslar yoki ularning yaqin qarindoshlari
ma’lum tashkilotda ishlagan davridagi ish haqiga oid va ishlaganligi to’g’risidagi
ish stajiga oid ma’lumotnoma olish uchun Davlat xizmatlari markazlariga (DXM)
borib ariza topshiradi yoki xizmatdan elektron shaklda foydalanish uchun Yagona
interaktiv davlat xizmatlari portalida (YaIDXP) ro’yxatdan o’tadi.
Ariza beruvchi so’rovnomani o’z elektron raqamli imzosi bilan tasdiqlaydi.
So’rovnomani elektron raqamli imzo bilan tasdiqlash imkoniyati bo’lmaganda,
tegishli imzolar identifikatsiya qilishning boshqa vositalari (daktiloskopiya,
elektron imzo va boshqalar) bilan ham tasdiqlanishi mumkin.
Davlat arxivi so’rovnoma kelib tushgan vaqtdan boshlab ish stajini tasdiqlashga
oid ma’lumotnoma uchun 5 ish kunidan, ish haqini tasdiqlashga oid
ma’lumotnoma uchun 20 ish kunidan oshmagan muddatda tegishli QR-kodli
ma’lumotnoma shakllantiradi hamda DXMga yoki YaIDXPga yuboradi.
Davlat xizmati ko’rsatilganligi uchun yig’im undirilmaydi.
DXMlar va davlat arxivlari o’z faoliyatini amalga oshirish natijasida olingan
ma’lumotlarni sir saqlanishini ta’minlaydi.
Endilikda Mavzuli so’rovlar onlayn ijro etiladi. Arxiv bilan bog’liq mavzuli
so’rovlarga mulkiy huquqlar, turar joylar, alohida faktlar, voqealar, ma’lumotlar,
shuningdek nasl-nasabni aniqlash (tasdiqlash) kabilar kiradi.
Masalan, bular orasida ko’chmas mulkni sotish yoki boshqaning nomiga
rasmiylashtirish masalasi dolzarbroqdir. Ya’ni qachonlardir mazkur masalalar
bo’yicha Notariuslarga murojaat qilganingizda, ular qo’lingizdagi eski, sarg’ayib
ketgan hujjatga ishonch bildirmasligi va uni arxiv ma’lumotlari asosida tasdiqlab
kelishingizni aytishi mumkin. Yoki hujjat qo’lingizda umuman bo’lmaganda ham
ushbu xizmat sizga asqatadi.
Yagona portal tufayli bu jarayonlar avtomatlashdi. Ya’ni siz uydan
chiqmagan holda ham my.gov.uz yordamida arxiv xizmatlaridan foydalanishingiz
21

mumkin. 7
Hujjatlarni saqlashning maqbul shartlari quyidagilar bilan ta’minlanadi:
arxivlar binolarini qurish, rekonstruktsiya qilish va ta’mirlash; omborlarni
yong’inga qarshi vositalar, xavfsizlik va yong’indan signalizatsiya tizimlari bilan
jihozlash; optimal harorat va namlikni saqlash rejimini yaratish, saqlash xonalarida
sanitariya-gigiena tadbirlarini o’tkazish uchun texnik vositalardan foydalanish;
hujjatlarni saqlashning maxsus vositalaridan foydalanish (javonlar, shkaflar,
seyflar, qutilar, papkalar va boshqalar).Ommaviy yozuvlar uchun binolar ataylab
qurilishi yoki boshqa binolardan konvertatsiya qilinishi mumkin. Ular havoni
ifloslantiradigan sanoat korxonalaridan (agressiv gazlar, tsement changlari va
boshqalar), yong’in munosabati bilan xavfli bo’lgan ob’ektlar va inshootlardan
(neft omborlari, yoqilg’i quyish shoxobchalari, to’xtash joylari, garajlar va
boshqalar) olib tashlanishi kerak. Qurilish qoidalari va qoidalari talablariga
muvofiq.Arxiv joylashgan joyning yaroqliligi yong’indan himoya qilish xizmati va
sanitariya-epidemiologiya stantsiyasining havoning ifloslanish darajasi
to’g’risidagi xulosalarini hisobga olgan holda aniqlanadi.Arxiv binosini qurish va
rekonstruktsiya qilish arxiv ishi bo’yicha tegishli vakolatli ijro etuvchi organ bilan
kelishilgan texnik jihatdan tartibga solish ob’ektlari va loyiha hujjatlariga
qo’yiladigan talablarni o’z ichiga olgan normativ-huquqiy hujjatlarga muvofiq
amalga oshiriladi. Arxiv binosi – bu arxiv hujjatlarini saqlash, qayta ishlash,
ma’muriy, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni saqlash, qayta ishlash,
foydalanish bo’yicha vazifalarni bajarish, binolarning oqilona joylashuvi
talablariga javob berish uchun mo’ljallangan asosiy va yordamchi binolarning
majmuasidir.Binolarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi asosiy maqsad ular bilan
ishlashning barcha sohalarida arxiv hujjatlarining saqlanishini, ish texnologiyasi,
mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik va ishlab chiqarish sanitariyasi talablariga
rioya qilinishini, shuningdek arxiv bo’limlarining o’zaro ta’sirchanligini
ta’minlashi kerak.Arxiv arxivlar, o’qish zali, ish xonalari, olinadigan elektron
tashuvchilarning avtomatlashtirilgan kutubxonasi, server va aloqa uskunalari
7 O. Rashidov, O‘zbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: 2019 B-164.

Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293.
22

uchun binolar bilan ta’minlangan.Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo’ljallangan
moslashtirilgan binolardagi binolar binoning qolgan qismidan ajratilishi kerak.
Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmatlari, oziq-ovqat omborlari, yong’inga
xavfli va agressiv moddalarni saqlaydigan yoki yong’inga xavfli va kimyoviy
texnologiyalardan foydalanadigan tashkilotlar joylashgan binolarida
joylashtirishga yo l qo yilmaydi.Arxivlar qo’pol tartibda arab raqamlari bilanʻ ʻ
raqamlangan va kimyoviy, oziq-ovqat mahsulotlarini ishlatish (saqlash) bilan
bog’liq laboratoriya, ishlab chiqarish, ombor binolaridan va elektron arxivdan –
elektromagnit nurlanish manbalari va kuch maydonlaridan ajratilgan holda
joylashgan.Saqlash joylarini shimolga derazali binolarda joylashtirish tavsiya
etiladi. Tabiiy yoritishga faqat hujjatlarni to’g’ridan-to’g’ri quyosh nurlaridan
himoya qilish sharti bilan ruxsat beriladi. Derazalarga ko’rko’rona, himoya filtrlari,
pardalar yoki bo’yalgan oynalar yordamida diffuzli yoritishga ruxsat beriladi.
Sun’iy yoritish uchun yopiq soyalardagi akkor lampalar yoki radiatsiya spektrining
kesilgan ultrabinafsha qismi bo’lgan lyuminestsent lampalar qo’llaniladi.Arxiv
hujjatlari zulmatda saqlanadi. Hujjatlarni nurdan himoya qilish hujjatlarni
qutilarga, papkalarga va bog’lamalarga saqlash, oynalardagi shaffof bo’lmagan va
yorug’likni tarqatuvchi pardalar va boshqalar yordamida ta’minlanadi. Elektron
tashuvchilarda hujjatlar to’g’ridan-to’g’ri yorug’lik ta’siridan tashqari sharoitlarda
saqlanadi va havodagi tajovuzkor aralashmalardan himoya qilinadi. (oltingugurt
dioksidi, vodorod sulfidi, simob bug ‘, azot oksidi, ammiak), elektromagnit-ionlash
(nurlanish) ta’siri.Arxiv hujjatlarini tabiiy va sun’iy yorug’likning halokatli
ta’siridan himoya qilish arxiv hujjatlari bilan ishlashning har qanday turi uchun
arxivning barcha xonalarida amalga oshiriladi. Arxivlar zamonaviy yong’inga
qarshi uskunalar, o’g’rilar va yong’in signalizatsiyasi bilan ta’minlangan. Umumiy
va zamin kalitlari arxivdan tashqarida joylashgan. Arxiv binolari yong’inga qarshi
suv ta’minoti, karbonat angidrid gazi bilan o’chirish vositalari, xavfsizlik va
yong’in signalizatsiyasi bilan jihozlangan.Arxivlarni podvallarga, yarim
podvallarga va podvallarga joylashtirishga yo’l qo’yilmaydi. Gaz, suv va
kanalizatsiya quvurlari arxivdan o’tmasligi kerak. Arxivning xavfsizlik rejimi
23

muhandislik va texnik quvvatni ta’minlash, arxiv binosini (binolarini) xavfsizlik
signalizatsiyasi bilan jihozlash, qo’riqlash post (lar) ini tashkil etish, binolarni
muhrlash, ob’ekt va bino ichkarisida kirish rejimlariga rioya qilish va ofis binolari
kalitlarini saqlash bo’yicha chora-tadbirlar majmuasi bilan ta’minlanadi.Arxiv
hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv omborlari va boshqa binolar
o’g’irlikdan yuqori darajadagi texnik xavfsizligi yuqori xavfsizlik qulflari bilan
jihozlangan eshiklar bilan jihozlangan.Qisqa muddatli (10 yilgacha), uzoq
muddatli (10 yildan ortiq) va doimiy saqlash muddatlari tashkilotda
saqlanadi:Belgilangan muddat tugagunga qadar va ularni yo’q qilish uchun
ajratish;Ishlarni davlat qo’riqlashiga topshirishdan oldin;Tashkilot tugatilgunga
qadar.Belgilangan saqlash muddati davomida nafaqat hujjatlarni hisobga olish,
balki ularning jismoniy xavfsizligi va ulardan foydalanish ham ta’minlanishi kerak.
Bu holatlarni o’zlari va saqlash uskunalarini qayta ishlashga ma’lum talablarni
qo’yadi. Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan bo’lsa
saqlovxonalar qulflangan bo’lishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti
saqlovxona mudiri yoki uning o’rnidagi shaxsda bo’ladi. Arxiv saqlovxonasiga
ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning
o’rinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga ega. Kerak bo’lganda
yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga ega shaxslar ro’yxati
qo’riqlash postida bo’lishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv
saqlovxonasiga faqat bo’lim mudiri yoki uning o’rnidagi shaxs kuzatuvida
kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati
va bo’lim mudiri yoki uning o’rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Arxiv
hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy-ma’lumotnoma kutubxonasi kitoblari,
shuningdek ilmiy-ma’lumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat
belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat etiladi. Havo
almashinish tizimlari bilan jihozlangan qog’oz asosidagi arxiv hujjatlari
saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida me’yordagi harorat va namlik ta’minlanadi:
harorat 17 – 19 °C, havoning nisbiy namligi 50 – 55%.
24

II.Bob. Arxivlarni boshqarish va boshqaruvning asosiy vazifalari
2.1. Arxiv materiallarini saqlash sharoitlari
Ish yuritish kompyuterlashtirilgan texnologiyalarga o'tishi bilan elektron shaklda
yaratilgan hujjatlarni soddalashtirish va saqlashni tashkil qilish to'g'risida savol
tug'iladi Elektron shakldagi hujjatlar tashkilot xodimlari tomonidan elektron pochta
orqali qabul qilingan, an'anaviy qog'oz shaklidan elektron shaklga (skanerlash
orqali) o'zgartirilgan kompyuterlarda yaratilishi mumkin. Yaratilgan yoki qabul
qilingan hujjat kompyuter xotirasida saqlanishi kerak - qattiq diskka fayl sifatida
yozilgan. Hujjatlar kompyuterning qattiq diskida yoki maxsus ajratilgan
kompyuterda (fayl serveri), olinadigan tashuvchida saqlanishi mumkin. Amaldagi
ish yuritish fayllarini saqlash kompyuterning qattiq diskida amalga oshiriladi.
Birgalikda hujjatlarning katta hajmiga ega tashkilotlar uzluksiz ishlashga
mo'ljallangan va bir necha, o'nlab, yuzlab va hatto minglab foydalanuvchilarga
ma'lumotlarga bir vaqtning o'zida kirishni ta'minlaydigan juda ishonchli
kompyuterlardan - fayl-serverlardan foydalanadilar. Ofisda kompyuter
texnologiyalaridan muvaffaqiyatli foydalanishni belgilovchi asosiy masalalardan
biri bu hujjatlarni elektron shaklda saqlashning ishonchliligi. Hujjatlarning
xavfsizligi quyidagilardan iborat: 1) barqaror elektr ta'minoti; 2) zaxira nusxasi; 3)
virusga qarshi himoya; 4) maxsus yordam dasturlari (yordamchi dasturlar)
yordamida profilaktika va diagnostika. Elektron saqlashning o'ziga xos xususiyati
hujjatlarni elektron arxivga ular bilan ish olib borilgandan so'ng darhol ish yuritish
paytida yuborishdan iborat. Bu sizga hujjatlarning xavfsizligini, ularni
markazlashtirilgan holda saqlashni, tezkor qidirishni va mahalliy tarmoq
yordamida ham, masofadan turib foydalanish orqali hujjatlarga tarqatilishini
ta'minlashga imkon beradi. Kompyuter ma'lumotlarini tashuvchilarda hujjatli
ma'lumotlarni saqlash muddati umumiy asoslarda Ro'yxatlarning tegishli
moddalariga muvofiq belgilanadi. Arxivlash printsiplariga ko'ra, hujjat u yaratilgan
ma'lumotlar tashuvchisida saqlanishi kerak. Shuni ham yodda tutish kerakki,
floppi kabi noturg'un olinadigan ommaviy axborot vositalarida hujjatlarni uzoq
26

vaqt saqlash uchun tez-tez, kamida olti oy, tekshiruvlar va yangi axborot
vositalarida saqlangan ma'lumotlarni ikki nusxada qayta yozish kerak. Uzoq
muddatli, ya'ni 10 yildan ortiq vaqt ichida kompyuterning qattiq diskida
arxivlangan ma'lumotlarni saqlash ham mumkin bo'lgan nosozliklar va viruslar
hujumlari tufayli xavfli hisoblanadi. Hozirgi vaqtda hujjatlarni arxivlash uchun
mumkin bo'lgan yagona saqlash vositasi qayta yozilmaydi (hujjatlarni tahrirlash
mumkin emas!) Optik disk (CD-R) deb hisoblash mumkin. Elektron hujjatlar
jarayonida shakllangan kompyuter tashuvchisi va hujjatlar bazalarida katta
miqdordagi hujjatlar bilan ularni saqlash uchun yoki mavjud arxiv tarkibida
elektron hujjatlarni mustaqil saqlash tashkil etiladi. Arxiv hujjatlari (mikro, ksero,
foto nusxalarini olish, fotota’mirlash va boshqalar)dan nusxa olish va ta’mirlash,
plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan o’tkazish
xonalari; Hisob hujjatlarini saqlash xonalari;
O’quv zali majmui (yig’majildlarni berish maydonlari, ma’lumot-qidiruv vositalari
– vaqtinchalik saqlovxonalar bilan);
Ilmiy-ma’lumotlar kutubxonasi;
Metodik kabinet;
Ko’rgazma zali.
Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar
belgilangan tartibda ekspertizadan o’tkazilganidan so’ng amalga oshiriladi.
Ekspertiza binoning yong’inga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va
qavatlar orasidagi to’siqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi
musahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yerto’lada, chordoqda),
isitish va ventilyatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv
vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb etgan holda
o’tkaziladi. Ekspertiza yakunlari bo’yicha dalolatnoma tuziladi.
Arxivni mustahkam bo’lmagan, yog’ochdan qurilgan, asosiy, yertula va chordoq
xonalari zax bo’lgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yo’l
qo’yilmaydi. Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo’ljallangan moslashgan
binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan bo’lishi kerak.
27

Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yong’in
chiqish xavfi kuchli bo’lgan hamda agressiv moddalar yoki yong’in chiqishi xavfi
mavjud va kimyoviy texnologiyalar qo’llaniladigan binolarda joylashtirishga yo’l
qo’yilmaydi.
Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab
chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy
ventilyatsiya kanallariga ega bo’lmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv
ta’minoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari
o’tkazilishiga yo’l qo’yilmaydi.
Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sun’iy ventilyatsiyaga ega bo’lishi kerak.
Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 bo’lgan havoni
resirkulyatsiyalash, muqim harorat va namlik rejimini ta’minlashi, havoni
changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik
va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.Arxiv saqlovxonalari turg’un yoki
ko’chma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yong’in va biologik zararkunandalarga
qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqli holatdagi yog’och stellajlardan
ham foydalanishga yo’l qo’yiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir
shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir to’siqlar va tokchali turg’un
otsek-bokslardan ham foydalanish mumkin.
Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki
plastik qutilarda yoki turg’un stellajlarda saqlanadi. Triasetat asosidagi yonuvchi
kinohujjatlar kattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi
to’planishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi.
Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi.
Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin
emas; po’lat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning
konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida
elektr simi bilan birlashtirish)da foylanishga yo’l qo’yiladi.Plyonka va disk
asoslardagi audiovizual va elektron hujjatlar arxiv saqlovxonasiga joylashtirishdan
oldin 20 +/- 3°S haroratda va 35 +/- 15% nisbiy havo namligida ochiq qutida,
28

rangli kino va fotohujjatlar 35 +/- 15% nisbiy namlikda akklimatizatsiya qilinadi.
Kinohujjatlar va o’ralgan mikrofilmlar kamida 10 sutka, magnit tasmasidagi va
disk manbaidagi arxiv hujjatlari kamida 3 sutka, fotohujjatlar va mikroF.I.Olar
kamida 24 soat akklimatizatsiyalanadi.
Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar
devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda o’rnatiladi. Derazasiz arxiv
saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va
uni joylashtirish me’yorlarini hisobga olgan holda o’rnatiladi. Binoning tashqi
devorlari va isitish manbalariga yaqin holatda stellajlar, shkaflar va boshqa
qurilmalarni o’rnatish mumkin emas.
Turg’un stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi me’yorlarga amal
qilgan holda o’rnatiladi: Stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy o’tish
yo’li kengligi) – 120 sm; Stellajlar oralig’idagi masofa (o’tish yo’li) – 75 sm;
Binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning o’rtasidagi
masofa – 75sm; Tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oralig’idagi
masofa – 45 sm; Pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oralig’idagi masofa –
kamida 15 sm, yon pastki qavatda – kamida 30 sm.
Tortib chiqariladigan qutilardan iborat bo’lgan jihozlar uchun, o’tish masofalari
ularning turi va hajmini hisobga olgan holda mo’ljallanadi.
Qog’ozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki
vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar
va kabilarda) saqlanadi.
Audiovizual yoki elektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual
qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining erkin holatda
bo’lishiga yo’l qo’yilmaydi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish
mobaynida joyida yo’q bo’lgan saqlov birliklarining hammasiga topilmagan
hujjatlar arxiv hisobvarag’I tuziladi. Topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasi
qog’ozli manbada yoki avtomatlashtirilgan tartibda, topilmagan arxiv hujjatlari
hisobvarag’I rekvizitlariga muvofiq, markazlashtirilgan tarzda yuritiladi.
29

75. Arxiv hujjatlarining fizik holatini tekshirish natijalari arxiv hujjatlarining fizik
(texnik) holatini hisobga olish kartotekasi (daftari)ga yoziladi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish barcha hisob hujjatlariga
o’zgartirishlar kiritilgandan so’ng tugallangan hisoblanadi.
Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holati tekshirib bo’lingandan so’ng hujjatlar
solingan qutilar muhrlanadi.
76. Hujjatlar mavjudligi va holatini tekshirish jarayonida topilmagan hujjatlarning
qidiruvi ularning yo’qligi aniqlangan vaqtdan boshlab tashkil etilib, bir yil
davomida bevosita arxivda va boshqa tashkilotlarda olib boriladi. Arxiv rahbariyati
arxivning tegishli tarkibiy bo’linmasi rahbarining bildirishnomasiga asosan qidiruv
muddatini uzaytirish huquqiga ega.
Qidiruv davomida topilgan arxiv hujjatlari saqlovchiga beriladi, u ularni joyiga
qo’yadi. Tekshirish varag’ida topilmagan arxiv hujjatlari kartotekasining “Izoh”
ustuniga topilgan arxiv hujjatlari to’g’risida belgi qo’yiladi. U arxiv saqlovxonasi
mudiri tomonidan imzolanadi.
Yo’qolishi sabablari hujjatlar bilan tasdiqlangan arxiv hujjatlari belgilangan
tartibda hisobdan chiqariladi.
Qidiruv jarayonida topilmagan arxiv hujjatlariga qidiruv yo’llari tugagan hujjatlar
topilmagani haqidagi dalolatnoma (9-ilova) va qidiruv o’tkazilgani haqida
mufassal ma’lumotnoma yoziladi, dalolatnoma va ma’lumotnomalar arxiv
hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish haqidagi dalolatnoma bilan
birgalikda, bunday hujjatlarni hisobdan chiqarish haqida yakuniy qaror qabul qilish
uchun “O’zarxiv” agentligiga taqdim etiladi.
Arxiv hujjatlarini hisobdan chiqarish to’g’risidagi qaror arxiv direktorining
buyrug’I bilan, “O’zarxiv” agentligining yozma ruxsati asosida rasmiylashtiriladi.
Topilmagan arxiv hujjatlarining arxiv hujjatlari kartotekasida hisobdan chiqarish
to’g’risidagi belgi qo’yiladi.
77. Yil davomida berilgan hujjatlarning mavjudligi va holatini to’liq yoki tanlab
tekshirishlar arxiv rahbariyati tomonidan belgilangan muddatlarda, muntazam
ravishda o’tkaziladi. Mazkur tekshirishlar natijasi:
30

Yig’majildning mavjudligi tasdiqlanganda — hujjatlarning mavjudligini
tekshirishni tashkil etish uchun mas’ul xodimning axborot xati tarzida;
Hujjatli asossiz biron-bir yig’majild bo’lmaganda — belgilangan tartibda
rasmiylashtiriladi.
Arxiv hujjatlarining asossiz yo’qligi aniqlanganda ularning tezkor qidiruvi amalga
oshiriladi. Qidirish natijasiz bo’lganda mavjud bo’lmagan arxiv hujjatlari ularni
qidirishni davom ettirish uchun topilmagan hujjatlar kartotekasiga kiritiladi.
2.2 Hujjatlar hisobini yuritish
Arxiv hujjatlarini saqlash birligi: jismoniy jihatdan alohida hujjat yoki
mustaqil ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlar to’plami bo’lgan buxgalteriya hisobi va
tasniflash birligi holatlarning mavjudligini tekshirish: saqlash birliklarining haqiqiy
sonining arxivning buxgalteriya hujjatlaridagi yozuvlarga muvofiqligini aniqlash,
shuningdek jismoniy holatini yaxshilash, tiklash, dezinfektsiyalashni talab
qiladigan ishlar va hujjatlarni aniqlash.Hujjatlarning saqlanishini ta’minlash
maktabgacha ta’lim muassasalari xodimlari va arxiv xodimlari uchun asosiy ish
yo’nalishlaridan biridir. Jismoniy holati va ulardan turli maqsadlarda foydalanish
imkoniyati hujjatlarni saqlash strategiyasining qanchalik to’g’ri tanlanganiga
bog’liq.
Materiallami qoniqarsiz sharoitda saqlash ham arxivlarga xavf solishi mumkin.
Arxivlar salqin, quruq, tabiiy va sun’iy yorugiikni minimal ta’sirida mo’tadil
sharoitda saqlanishi lozim. Shuningdek hujjatlar tegishli tartibda joylashgan boiishi
kerak. Yaxshi sharoitda saqlanadigan hujjatlar chang, mog’or va hasharotdan
zararlanishdan muhofaza qilingan boiadi.Atrofdagi yomon sharoit, notog’ri o’ram
va arxiv hujjatlarini vaqti o’tishi bilan buzilishiga olib keladi.Saqlash
sharoiti.Yuqori harorat va havo namligi arxiv materiallarini kimyoviy o’zgarishini
kuchaytirib, ularning yemirilishiga olib keladi.Harorat va namlik mo’tadil boiishi
kerak, chunki xavo namligi 65 % dan yuqori boiganda mog’or kolleksiyalarga
tarqalib, ularga sezilarli zarar yetkazishi mumkin. Qog’oz va pergament 40 % dan
kam boigan namlikda saqlanmasligi kerak, chunki ular vaqt o’tishi bilan qurib,
sinuvchan holga kelishi mumkin. Fotosuratlar va plyonkalar 30-35 % havo
31

namligida saqlanishi lozim.Ular yorugiik tushishidan saqlanishi kerak.Arxivlami
ximoya qilish.Arxiv o’ramlari yordamida materiallami uzoq vaqt saqlash mumkin.
Saqlash xonalarini me’yorlar talablariga javob berishi uchun xonalarda havoni
aylanishini yaxshilash, hasharotlami paydo bo’lishiga yo’l qo’ymaslik, oddiy
qurilmalar ham hasharotlami, harorat va nisbiy namlikni nazorat qilishi mumkin.
Qo’riqlovchi tizim signalizatsiyasi arxivda o’g’irlikni sodir boiishini oldini oladi.
Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi bo’yicha
yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish
uchun hisob ma’lumotlarini taqdim etadi. Davlat hisobiga arxivdagi jami
saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan ushbu arxivlar uchun mo’ljallanmagan
va yo’naltirilmagan, sug’urta fondidagi arxiv hujjatlarining nusxasi va foydalanish
fondining nusxasi, yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxati mansubdir. Arxiv
hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy
qismi bo’lgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi. Arxiv
shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin
ko’rsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat bo’ladi: arxiv fondi, ro’yxati, saqlov
birligi/hisob birligi. Uning hisobini ta’minlash va identifikatsiyalash maqsadida
arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi. Sug’urta fondining
saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sug’urta fondining ro’yxat
raqami, sug’urta fondi hisob birligi raqami “SF” indeksini qo’shgan holda tashkil
topadi. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, ma’lumot manbaining turlaridan
va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qat’i nazar, quyidagilar
hisoblanadi:
Arxiv fondi;
Arxiv kolleksiyasi;
Saqlov birligi.
Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar
bo’yicha hisobga olinadi.
Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus
bo’linma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi.
32

Saqlovxonada hujjat hisobini yuritish uchun mas’ul xodim tayinlanadi. Arxiv
hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari,
arxivning hisob hujjatlariga o’zgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrug’i
asosida muvofiqlashtiriladi. Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish
uchun mas’ul xodim tomonidan kiritiladi.Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:
Markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob ma’lumotlar
bazalari tarkibini aniqlaydi;
Hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini ta’minlaydi.
Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini
belgilaydi. Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning
buyrug’i bilan tasdiqlanadi. Yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatlaridan tashqari, hisob
hujjatlari xizmatda foydalanish uchun mo’ljallangan va ular foydalanuvchilarga
berilmaydi. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.
Yig’majild ishonch varag’i – yig’majilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish.
Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
Fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yig’majildlar (hujjatlar)
ro’yxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yo’q
qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga
qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga
kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.
Yordamchi hisob hujjatlari qog’ozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi
mumkin. Hisob hujjatlarini yuritish “O’zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan
talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi. Asl saqlov
birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma.
Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan
chiqariladi. Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur o’zgartirishlar
kiritiladi. Bunda: Yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatidagi barcha arxiv hujjatlari
chiqarilganda ushbu ro’yxat raqami boshqa yig’madldlar (hujjatlar) ro’yxatlariga
berilmaydi va u ochiq qoladi, ro’yxatlar reestrida esa tegishli belgi qo’yiladi;
33

Arxiv fondi chiqarilganda fondlar ro’yxati (4-ilova)ning “Chiqarilganlik haqidagi
belgi” ustunida arxiv fondi qaerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi
haqidagi dalolatnoma ko’rsatiladi.
Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga o’tkazilayotganda 2 nusxada yig’majildlar
(hujjatlar) ro’yxati va fond yig’majildi beriladi. Yig’majildlar (hujjatlar)
ro’yxatining bir nusxasi hujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova
sifatida (1 – ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qo’shiladi.
Arxiv fondning barcha arxiv hujjatlarni yo’q yilishga ajratilayotganda
yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatining bir nusxasi va fond varag’i fond yig’majildiga
joylashtiriladi. Fond yig’majildi arxivning arxiv fondiga qo’shiladi. Arxivning
arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida o’zgaradi:
Hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini
sanashda yo’l qo’yilgan xatoliklar aniqlanganda;
Hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter
yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda;
Hujjatlarni ta’mirlash natijasida bitta yig’majild bir nechta yig’majildlarga
ajratilganda. Arxiv hujjatlarini ro’yxatlash, yig’majildlar (hujjatlar) ro’yxatlarini
takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qo’shish yoki ajratish
mumkin bo’lganda. Ko’rsatib o’tilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob
hujjatlariga va ma’lumotlar bazasiga o’zgartirishlar kiritishga asos bo’ladi:
Hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma;
Mazkur fondga, arxivga tegishli bo’lmagan, hisobga olinmagan va boshqa
hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma; Yig’majildlarni ajratilishi,
birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma;
Hujjatlarni ro’yxatlash, ro’yxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma.
34

Xulosa
O’zbekistonda arxiv sohasini rivojlantirish borasida bir qancha ishlari olib
borilmoqda. Hujjatlarni yaratish uchun avvalo elektron hujjatlar yetarli bo’lishi
kerak. Hujjatlar yaratilgandan so’ng u faqatgina ilmiy maqsadlardagina emas balki
ijtimoiy sohada ham ancha qo’l keladi. . Yana arxiv hujjatlarini shikastlanishini va
yo’qolishini oldini oladi. Elektron arxivlar fuqarolarning ortiqcha
ovoragarchiliklarini oldini oladi va ularning mablag’ini tejashda qo’l keladi.
Masalan pensiya ma’lumotnomasini olish uchun fuqarolar endilikda arxivga
borishi shart emas. Yagona davlat xizmatlari portali saytidan ma’lumotnoma olish
uchun ariza qoldirsa ushbu arizaga ma’lum ish kunida javob beriladi va fuqarolar
ovoragarchiliksiz pensiyasini rasmiylashtirishlari mumkin. Arxivlarni
rivojlantirish fuqarolar uchun balki arxivlar uchun ham foydali. Arxivlar pullik
xizmat ko’rsatish natijasida moliyaviy jihatdan yaxshilanishi mumkin.
Arxiv ishi rivojlanishi borasida albatta horijiy tajribani o’rganish zarur. AQSH,
Kanada, Avstraliya, Yaponiya, Fransiya, Germaniya, Italiya va Buyuk Britaniya
kabi davlatlar arxiv sohasini raqamlashtirish borasida yetarli tejribaga ega.
Malayziya, Singapur, Qatar, Janubiy Koreya, Saudiya Arabistoni, Turkiya va Yangi
Zelandiya davlatlari ham o’z arxivlarida zamonaviy texnologiyalardan jadallik
bilan foydalanmoqda. O’zbekiston ham ushbu davlatlar tajribalarini o’rgangan
holda o’z arxivlariga joriy etish kerak.
Umuman olganda arxivlarni rivojlanishi zamon talabi.
35

Foydalanilgan adabiyotlar ro’yxati
1. U.Jumayev, O zbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: “Turon-ʻ
Iqbol”.2016.B-169.
2. O. Rashidov, O’zbekistonda arxiv ishi tarixi.-Toshkent.: 2019 B-164.
3. Z.Saidboboyev, Arxivshunoslik; -Toshkent.:”Turon-Iqbol”2018 B-293.
4. https://kinofotofono.uz/post/ozbekistonda-raqamli-arxivlar-yutuqlar-va-
muammolar-mavzusida-xalqaro-ilmiy-amaliy-anjuman-otkazildi
5. https://www.trtavaz.com.tr/haber/uzb/avrasyadan/usmonlilar-arxividagi-o-
zbekistonga-tegishli-hujjatlarning-raqamli-nusxasi-o-zbe/
62887c5d01a30a09bcc87b16
6. https://www.gazeta.uz/oz/2020/02/10/archive/
7. https://navoiarxiv.uz/yangiliklar/283-ish-haqi-va-ish-stajini-tasdiqlash-
haqida-arxiv-malumotnomasini-uydan-turib-olish-mumkin.html
36

Hujjatlarni saqlash tizimlari evolutsiyasi va tavsifi

Sotib olish